Днес, в 21 век информацията е най-ценният актив на всяка организация, а ефективното   управление на данни носи ползи като бързи и ефикасни бизнес решения, пести време, пари и ресурси. При своята дейност компаниите генерират всеки ден обем от оперативни документи, които е необходимо да се архивират, съхраняват и защитават. За да може работата да тече гладко, е нужно тези документи да бъдат достъпни по всяко време, както и да бъдат защитени в тяхната цялост за период, определен от нормативни изисквания. В съвременния свят дигитализацията на документния архив е едно от най-ефективните решения за управление на фирмените данни, допринася за сигурността и надеждността на съхраняваната информация. 

Аутсорсинг решение за дигитализация на документен архив предлага на пазара у нас компанията за ИТ услуги Bullsoft. Решението е насочено към компании, които не разполагат със собствена система за архивиране и използване на електронни (сканирани) документи, като не изисква внедряване на специализиран софтуер и наличие на инфраструктура.

Клиентите на аутсорсинг решението получават право на ползване на система за дигитализация на документен архив с уеб-базиран достъп от настолен компютър или през мобилно устройство. Налична е опция за инсталиране на приложението на мобилно устройство чрез технологията PWA (Progressive Web App).

Аутсорсинг услугата включва подготовка на документите – сканиране на хартиени документи във фирмения офис или на място при клиента; Индексиране на сканираните документи; 

Дигитализация на архива чрез специализирана уеб базирана система за съхранение и управление на документи; 

Достъп до дигиталния архив чрез двуфакторна идентификация- създаване на потребители с различни права и ограничения, и достъп чрез електронна автентикация и Квалифициран електронен подпис на Evrotrust; Неограничено добавяне и обработка на нови документи в дигиталния архив; Съхранение на дигиталния архив на съвременни сървърни системи, собственост на Bullsoft; Осигуряване на допълнителен бекъп на архива на клиента и администриране.

През портала клиентите могат да добавят самостоятелни нови документи към електронния си архив – като просто прикачат файлове или снимат с телефона си документи през приложението. Освен това, може да се търси информация по тагове, описание или по съдържание на самите сканирани документи и др., както и да се изтегля сканираното копие на архивиран документ.

Дигитализацията подпомага оптимизирането на бизнес процесите и повишава ефективността на работещите. Документите много по-лесно могат да бъдат намерени, споделяни, изтегляни, изпращани, управлявани и защитени.

Услугата подобрява достъпа до архива – по всяко време потребителят има бърз достъп до необходимите документи през интернет, в реално време. 

С помощта на технологията OCR (оптично разпознаване на символи) всеки клиент може да търси в базата данни желания от него документ по заглавие или откъс. Търсенето отнема минути и спестява прелистване през страници и дълго търсене. Освен това, системите на Bullsoft са в готовност да допълнят съхранените данни или да ги коригират, за да се поддържа архивът постоянно актуален.

Работата с дигиталния архив спестява време на служителите в търсене, вадене и копиране на документи, а също така намалява разходите за печат и консумативи.

Специално внимание е обърнато на защитата на документите. Използването на електронния архив премахва нуждата от вадене на оригинали от архива, т.е. премахва се опасността от загуба на оригинален документ.

Bullsoft поддържа висока степен на сигурност на електронния архив чрез двуфакторна идентификация – създаване на потребители с различни права и ограничения и достъп чрез електронна автентикация и Квалифициран електронен подпис на Evrotrust. Всички файлове се съхраняват криптирани на съвременни сървърни системи, собственост на Bullsoft, и минават защитени през интернет.

Осигурена е и регулаторна съвместимост. Системата за дигитализация следи за спазване на законово регламентирания срок за съхранение на документи и изпраща нотификации до клиента.

Киберзащита на архива с изкуствен интелект

Днес съхранението и опазването на данни е в основата на всеки успешен бизнес и липсата на добра защита често води до пробив в сигурността, а последиците от това могат да бъдат много сериозни. "Буллсофт" е партньор на Acronis, един от лидерите в областта на киберзащитата, сигурността и архивирането на данни, като предлага решение, което обединява архивиране и киберзащита от следващо поколение, базирано на изкуствен интелект.  Решението предоставя сигурно архивиране на данни в собствена облачна инфраструктура, както и възможност за възстановяване на документални и информационни системи от архивни копия. Клиентите нямат  ангажимент за поддържане и управление на бекъп инфраструктурата, както и не е необходимо да закупуват скъпо оборудване. 

Новини

Може ли да се търси отговорност от прокуратурата по ЗОДОВ за разследване срещу неизвестен извършител

23.12.2024 13:46

Защо румънският Конституционен съд анулира изборите за президент

23.12.2024 08:00

Конкурсите да се обявяват на конкретни дати, нови правила за атестиране, командироване и избор на ИВСС

20.12.2024 13:09

Спектър

Huawei е най-големият световен доставчик на носими устройства според IDC

2024-12-20